Ha céges teendőről, szerződésről van szó, akkor két hasonló dokumentum is van, melyek közül az egyikre szükség szokott lenni. Ezek a dokumentumok a cégkivonat és a cégmásolat. Mutatjuk a hasonlóságokat és a különbségeket, és azt, hogy mikor melyikre van szükség.

A két dokumentum típus közül a népszerűbb a cégkivonat, ezért ismerjük meg először ezt. A cégkivonat minden olyan információt tartalmaz, amely a cégjegyzékben szerepel az adott vállalkozásról a cégkivonat kiállításának pillanatában szerepel. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a vállalkozások éppen aktuális információit lehet megismerni a cégkivonat segítségével. Cégkivonatra lesz szükség a legtöbb hivatalos ügyintézéshez, mert ezek során azt kell bizonyítani, hogy az ügyintézés idején minden rendben van-e az adott vállalkozással, hogy az előírásoknak az ügyintézéskor megfelel.

A cégmásolat tartalmaz minden olyan információt, ami a cégkivonatban szerepel. Az éppen hatályos információk mellett viszont a cégmásolatban megtalálható minden olyan információ is, amely korábban szerepelt a cégjegyzékben, de valamikor törölve lett. A cégmásolat tehát nem csak a cég jelenlegi helyzetét mutatja be, hanem a történetét is. A legtöbb ügyintézés esetén nincs szükség ennyi információra, ezért cégkivonatot szoktak kérni. Cégmásolatra akkor lehet szükség, amikor a teljes cégtörténetet szeretnénk ellenőrizni vagy alátámasztani.